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7 Conseils pour travailler efficacement tout en étant confiné

7 Conseils pour travailler efficacement tout en étant confiné

Le samedi 14 mars 2020, le gouvernement a pris la décision de fermer tous les lieux non essentiels à la vie de la Nation. Cette décision s’est accompagnée des demandes faites par les médecins aux Français de rester chez eux. Lundi, les facs n’ouvriront plus leurs portes à leurs étudiants. Cette situation, que l’on ne justifie plus, mais que certains pourtant ont encore du mal à accepter, pose pourtant le contexte dans lequel nous allons passer une bonne partie de la fin de notre période universitaire 2019-2020. 

Je sais que nombre d’entre nous sont inquiets, parce que cette situation vient ébranler nos prévisions et nos certitudes. Mais il est des considérations bien plus importantes que nos partiels. Aujourd'hui, la situation s’impose à tous, et plutôt que de la refuser, il ne tient qu’à nous de nous en emparer pour en tirer le meilleur de ce que nous pouvons en tirer, en nous protégeant nous et nos proches. 

Etudierendroit s’associe à vous pendant cette période, et nous tâcherons de faire vivre le site en y postant régulièrement témoignages et articles. Aujourd'hui, nous tenions à vous présenter ces 10 conseils pour travailler de manière efficace malgré le confinement. 

1/ S’aménager un environnement sain

Ceux qui feront la différence dans les semaines à venir seront ceux qui parviendront à tenir la distance : le confinement nous pousse à repenser notre manière de vivre et de travailler. La première évidence, c’est que nous allons rester longtemps au même endroit, sans vraie possibilité de déplacement. Il est donc primordial de penser votre environnementpour qu’il colle à une ambiance de travail

Cela passe tout d’abord par la fragmentation des lieux de vie : chaque endroit de votre appartement doit servir à quelque chose, et il ne faut pas que vous commenciez à les mélanger. Cela peut paraître futile, mais on est inconsciemment moins efficace quand on travaille depuis son lit. Votre lit doit rester un lieu de repos, votre bureau un lieu de travail, votre salon un lieu de loisir. Ayant aussi passé une partie de mes études en chambre étudiante, je sais que cette fragmentation peut être difficile, mais elle est toujours possible. Cela passe également par votre tenue : évitez de passer les quatre prochaines semaines en pyjama !

Ensuite, cela passe également par le rangement de votre appartement et plus spécialement de votre bureau. Maintenant que vous n’avez plus le droit de sortir, vous n’avez plus d’excuses pour vous soustraire à faire le ménage ou la vaisselle, et il en va ici de votre bien-être. On peut assez facilement vivre dans un appartement sale quand on n’y passe que le matin ou le soir avant ou en rentrant de la fac, mais cela va devenir beaucoup plus pénible à la longue. Penser également à bien avoir un bureau rangé, et à le préparer pour votre journée : faites-en sorte d’avoir tout ce dont vous avez besoin sous la main de sorte à éviter les déplacements superflus pendant votre temps de travail. 

Votre environnement passe également par votre environnement numérique. Tout comme vous avez fragmenté vos lieux de vies, fragmentez également votre environnement numérique : pendant votre temps de travail, veillez à ce que les seuls onglets ouverts sur vos écrans soient des onglets de travail. Limiter également au maximum le nombre d’écrans autour de vous pendant ces temps-là : vous n’avez a priori pas besoin de votre téléphone si vous travaillez déjà avec un ordinateur et une connexion à internet. Pour éviter d’être tenté, rangez-le dans votre chambre par exemple. 

Ce temps peut également être l’occasion pour vous de repenser l’organisation de votre ordinateur ou de votre bureau (concernant l’organisation de votre bureau, vous pouvez par exemple aller lire cet article). C’est le moment ou jamais de faire le tri dans vos fichiers informatiques et dans les documents que vous amassez sûrement depuis longtemps.

Ces premiers conseils sont assez classiques mais ils sont absolument indispensables pour tenir sur le moyen ou long terme. Le confinement est par nature une question de discipline, collective et personnelle, qui passe par des petits détails comme ceux-ci.

2/ Se créer une routine et planifier ses journées

Là, on rentre dans le cœur du travail. Pendant les prochaines semaines et à l’exception des quelques réunions en visio ou CM qui vous seront peut-être dispensés par vos professeurs, ce sera à vous d’organiser votre emploi du temps. Cela demande un minimum de préparation, pour ne pas naviguer à vue et se retrouver en retard à la fin de cette période. Au-delà du travail, planifiez également votre vie personnelle pour garder une certaine constante au fur et à mesure que le confinement dure dans le temps. 

Pour cela, vous n’aurez pas le choix, il va falloir vous organiser par vous-même, par exemple par le biais de planner ou de tableaux Excel : la fac ne le fera plus pour vous. La première tâche indispensable est de reprendre une à une chaque matière de votre semestre et de lister tout ce que vous aurez à fairededans, que ce soit du retard à rattraper ou les cours en distanciel qui vont venir. Ensuite, éditez un planning prévisionnel jusqu’à la fin des vacances d’avril et étalez ce travail dans le temps. 

Ce sera à vous de déterminer comment vous voulez répartir ce travail, en fonction de vos méthodes de travail habituelles, mais vous pouvez déjà noter ces quelques conseils : prévoyez des plages de travail d’au moins deux ou trois heures par matière. Le mieux reste de scinder la journée en deux (matin et après-midi) et d’attribuer une matière au matin, et une matière à l’après-midi, quitte à dissocier plusieurs tâches. 

Prévoyez bien évidemment des pauses. Il serait absolument contre-productif de travailler trois heures sans relever la tête, et vous ne tiendrez pas deux jours à ce rythme. Pensez à ce que vous avez appris à la fac, parce que c’est le moment de se rendre compte que l’enseignement universitaire ne se limite pas au contenu même du cours : vous sentez-vous plus concentré un matin à 10h après que le prof vous ait laissé une pause de cinq minutes entre les deux heures ou un vendredi soir à 20h après trois heures de cours où le concept même de pause semble inconnu (oui, ça sent le vécu) ? Tirez les conclusions de ces enseignements pour organiser votre emploi du temps : mettez les tâches les plus difficiles le matin, et les plus simples le soir. N’attendez pas la date de rendu pour avancer les travaux à rendre. 

Laissez de la place à l’imprévu. Parce que oui, même en épisode de confinement, il y a toujours un imprévu à prévoir. Si un de vos prof décide de vous demander un travail maison, il va forcément empiéter sur votre planning. Idem si une réunion de travail de groupe en visio dure plus longtemps de prévu, ou si vous recevez un message inattendu concernant un travail collectif. Il faut bien comprendre que le travail à distance va essentiellement bouleverser les modalités de travail, et non pas l’essence même du travail, qui reste soumis aux imprévus. 

Faites un planning global et affinez-le au fil des semaines. Si cet exercice est nouveau pour vous, il y aurait forcément un moment où vous aurez mal anticipé ou mal évalué votre temps de travail sur telle ou telle tâche. Cela fait partie des imprévus, mais c’est un imprévu que vous réduirez au fil du temps, en apprenant de votre travail. 

Mettez un réveil ! Je sais qu’avec la fermeture de l’université il peut être tentant de se laisser aller à faire des grasses-matinées régulièrement, mais ce serait là une mauvaise idée. Essayer au maximum de garder le rythme d’une semaine normale. Comme la fragmentation des lieux de vie, pensez à dissocier votre semaine de votre week-end. En semaine, du lundi au vendredi, levez-vous au vers 8h, et le week-end, ne mettez pas de réveil. Mine de rien, mettre un réveil vous permet de vous rappeler que ce ne sont pas des vacances, qu’il faut aller travailler, même si c’est à deux pas de votre lit. 

Faites du sport ! C’est absolument indispensable. Avec la limitation des déplacements, vous n’aurez plus la même activité que d’habitude, et il faut limiter les incidences physiques et morales que ça peut avoir sur vous. Fort heureusement, il est tout à fait possible d’avoir une activité physique à domicile, même avec un espace restreint. Si vous avez un tapis de sport, c’est le moment de le sortir, sinon, faites avec les moyens du bord. De nombreuses applications proposent aujourd'hui des programmes d’entraînement composés de plusieurs exercices simples qui ne nécessitent aucun équipement. Privilégiez au moins 30 minutes d’activité physique par jour (personnellement je fais ces trente minutes le matin, pour commencer la journée dans un bon état d’esprit en étant parfaitement réveillée). 

Mangez sain et ne sautez pas de repas : là encore un conseil qui semble futile, pourtant vous verrez que la tentation est plus grande à la maison de grignoter en travaillant, ou au contraire de repousser un repas pour finir quelque chose. Là encore, c’est une mauvaise idée. Avoir une alimentation le plus saine possible dans ces moments est l’un des moyens les plus efficaces de prendre soin de soi. C’est aussi l’occasion de faire une pause bien marquée (et vous pouvez en profiter pour regarder UN épisode de série). 

A la fin de la journée, faites un bilande ce que vous avez réussi à faire, et de ce que vous n’avez pas réussi. Notez vos remarques, votre état d’esprit, ce qui a marché et ce que vous devez améliorer. 

Fixez-vous des objectifs : que ce soit pour votre travail universitaire ou pour vos projets personnels annexes. Par définition, cette situation de crise peut vous donner le temps de vous consacrer de manière régulière à ces projets que vous aviez peut-être du mal à gérer avant. Ce peut être un projet associatif, l’envie d’apprendre une nouvelle langue, approfondir certaines de vos compétences : donnez-vous un objectif qui s’inscrit sur le long-terme et qui a du sens pour vous. Un projet, pas dix : ne vous éparpillez pas. 

Planifier vos journées et vous créer une routine vous permettra également de créer une ambiance rassurante. Le changement fait peur, c’est pourquoi il vous faut trouver une nouvelle forme de stabilité contrebalancer les changements qui interviennent dans notre manière de vivre pour les prochaines semaines. 

A titre d’exemple, je vous mets le planning de ma première journée de confinement : 

  • 8h : Réveil
  • 8h-8h30 : Préparation et petit-déjeuner
  • 8h30-9h : Sport
  • 9h-10h30 : Droit fiscal
  • 10h30-11h : Pause
  • 11h-12h : Droit fiscal
  • 12h-13h : Pause déjeuner
  • 13h-15h : DIP – Préparation du CM
  • 15h-17h : DIP – CM en distanciel
  • 17h-17h30 : Pause
  • 17h30-19h30 : DIP – Devoir maison
  • 19h30-20h30 : Pause repas
  • 21h-23h : Soirée (travail sur projets personnels, lectures, séries/films, etc.)

 

3/ Anticiper la reprise

A ce jour, nous ne savons pas combien de temps cette crise va durer. Ce temps de confinement vous offre un temps de travail largement supérieur à celui que vous avez en temps normal, mais il faut aussi comprendre qu’il prendra fin à jour. Ce jour-là, il faudra être prêt à reprendre rapidement un rythme normal, et c’est quelque chose que vous pouvez anticiper en profitant de ce temps pour améliorer vos outils de travail, en repensant l’organisation de votre ordinateur ou de votre bureau comme cela a été précédemment évoqué, ou en finissant tous les projets que vous aviez laissés de côté faute de temps.

A titre d’exemple, voilà quelques tâches que vous pouvez faire et qui vous serviront sûrement une fois cette période finie : 

  • Remettre en page vos cours
  • Trier vos fichiers informatiques
  • Finir les différentes fiches que vous avez pu commencer, comme les fiches de travail ou de méthode, ou créez-vous ces outils si vous en ressentez le besoin mais que vous n’avez jamais eu le temps de le faire,
  • Apporter des finitions aux outils de travail que vous utilisez habituellement (comme des document Excel)
  • Clarifier les points sur lesquels vous savez que vous avez des lacunes (à titre personnel je compte reprendre le régime de l’indivision en droit civil par exemple)
  • Prendre soin de votre matériel (nettoyez votre ordinateur par exemple)
  • Trier vos archives

 

4/ Garder du lien social

Les consignes données par les autorités sanitaires nous demandent de pratiquer la distanciation sociale, pas l’isolement complet. Nous sommes tous a priori lucides sur le fait que l’on ne verra plus nos amis physiquement pendant un petit moment, mais maintenir du lien avec eux est essentiel pour rester motivé. Pour les étudiants qui ont fait le choix de rester vivre seul dans leur appartement ou qui n’ont tous simplement pas eu la possibilité de rentrer chez leurs parents, cette nécessité est encore plus grande. 

Pour cela, il va falloir révéler le potentiel de nos moyens de communication. Le soir, quand la journée de travail est finie pour tout le monde, réunissez-vous par le biais d’un vocal ou d’une visio. Appelez régulièrement vos proches, rassurez tant que vous le pouvez les plus fragiles, et évacuez vous-même votre stress. 

Faites également des réunions en vocal ou visio pour les travaux de groupes que vous aurez à rendre : ces temps vous permettront de mieux vous comprendre qu’à l’écrit et d’avancer plus efficacement si vous les préparer bien. 

5/ Se détacher des réseaux

Quoi qu’on puisse en dire, les réseaux sociaux ont de multiples vertus, encore plus par ces temps difficiles, puisqu’ils nous permettent de garder du lien entre nous. Mais ne nous cachons pas qu’ils peuvent également être particulièrement dangereux.

Déjà, ils peuvent nuire à votre productivité. N’importe quel étudiant ayant déjà assisté à un CM peu passionnant avec un ordinateur et une connexion internet sait de quoi je parle. Mais pendant un CM, le prof et les autres étudiants vous aident à garder une concentration minimale pour ne pas totalement décrocher. Chez vous, il n’y aura personne pour vous rappeler à l’ordre si vous vous perdez dans les méandres de Twitter ou Facebook. Imposez-vous la discipline de les laisser éteints pendant votre temps de travail ou de les consulter toutes les demi-heures par exemple si vous avez des discussions de travail actives. 

Ensuite, ils peuvent nuire à votre état d’esprit et à votre bien-être. Avec l’intensification de la crise, les réseaux sociaux sont particulièrement anxiogènes, vecteurs tant d’information que de désinformation. Plus que jamais, nous devons être vigilants dans l’utilisation que nous en faisons. 

6/ Se laisser un temps d’adaptation et accepter le stress inhérent la situation

Même si en tant qu’étudiant à l’université vous pouvez avoir l’habitude d’être autonome, ce qui se passe en ce moment dépasse, pour la plupart d’entre nous, tout ce que nous avons pu vivre en termes de bouleversement de notre mode de vie et de notre manière de travailler. La situation, qu’elle soit internationale ou nationale est stressante, et il est donc normal de ressentir un choc et d’être perturbé par cette nouvelle organisation. Ce point rejoint le point précédemment évoqué concernant les réseaux sociaux, mais j’aimerais ajouter quelques remarques :

Si vous avez du mal à gérer la situation, si vous vous sentez mal, stressé, et que vous n’arrivez pas à vous organiser : parlez-en à quelqu'un de confiance. Un ami peut être une oreille attentive, votre famille aussi, un professionnel si vous en avez l’occasion, des étudiants de votre promotion, d’autres personnes qui vivent la même situation que vous. Parler permet de mettre de l’ordre dans ses idées, de gérer le stress et tout simplement de se décharger. N’ayez surtout pas peur ou honte de vos émotions ou de vos inquiétudes : vous apprendrez à les gérer au fur et à mesure de l’évolution de la situation. Faites tout ce que vous pouvez faire pour prendre soin de votre santé morale : que ce soit des exercices de relaxation, du yoga, du sport, lire des livres, faire du dessin, utilisez tout ce qui marche sur vous et n’ayez pas peur de tester de nouvelles choses. A défaut de vous aérer dehors, aérez-vous l’esprit. Refusez également autant que possible de combler ce stress par le biais de comportements addictifs qui viendraient encore plus nuire à votre santé. Vérifiez les informations que vous rencontrez sur internet et distancez-vous autant que possible des médias et des informations anxiogènes que vous avez du mal à gérer. 

Un autre moyen de gérer le stress est de tenir un petit carnet pendant cette période, toujours dans le but d’évacuer : que ce soit pour dessiner ou pour écrire. Je ne le répéterai jamais assez : il faut évacuer tout le stress que vous pouvez ressentir, pour en limiter ses conséquences. 

Si vous êtes en contact avec une personne stressée qui ose se confier à vous : ne minimisez pas ce qu’elle ressent, ne soyez pas culpabilisant ou hautain face à ses émotions et son ressenti. Chaque personne réagit différemment face à une situation stressante, et c’est notre devoir collectif de rester solidaires et respectueux malgré la tension ambiante. Si vous constatez un silence anormal d’une personne avec qui vous parlez régulièrement en temps normal, cherchez à prendre contact avec elle : soyez vigilant à votre entourage et à chaque attitude inhabituelle ou anormale. 

Pour briser le silence, vous pouvez vous créer une playlist avec des musiques feel-good, en adaptant que vous soyez en période de travail ou pas. Pensez tout de même à vos voisins en réglant le son ! 

7/ Respecter les consignes du gouvernement

Plus que jamais, nos actes peuvent avoir des conséquences graves. Un tel contexte rend impératif de faire appel à son sens des responsabilités, et prendre ses responsabilités signifie dans ce contexte respecter les consignes données. Peut-être que vous ne vous sentez pas concerné personnellement par les risques qu’encourent une grande partie de la population, mais il faut maintenant faire appel à votre bon sens pour penser aux soignants, aux personnes fragiles, âgées ou non, souffrant de pathologies chroniques ou respiratoires, dont les vies sont mises en danger à chaque fois que quelqu'un a un comportement irresponsable. 

La paranoïa n’aide personne. Les rumeurs n’aident personne. Sombrer au sensationnalisme n’aide personne. Mais minimiser la crise est tout aussi dangereux. Maintenant, il faut écouter les médecins, et rester chez vous. 

 

 

 

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